Vergaderen, iedereen doet het en bijna iedereen heeft er een hekel aan. Helaas ontkom je er niet aan. Soms moet je gewoon overleggen. Maar hoe zorg je er nou voor dat een vergadering goed verloopt?

Jij hebt er vast ook één, zo’n collega die van vergaderen een ware sport heeft gemaakt. Daar wij jij een half uur in je strakke schema hebt vrijgemaakt om erbij aanwezig te zijn, heeft deze collega er anderhalf uur voor vrijgemaakt.

Menig vergadering duurt eindeloos lang. En dit is helemaal niet nodig. De aandacht van de luisteraars verslapt snel en het gewenste resultaat wordt bij lange na niet gehaald. Volledig inefficiënt en zonde van ieders tijd.

Maar hoe zorg je er nou voor dat een vergadering goed en vlot verloopt? In dit artikel ga ik je een heleboel tips geven. Na deze tips wordt er geen minuut meer van jouw kostbare tijd verspild.

Goed Vergaderen, de 8 beste tips

Tip 1: Voorbereiding

Een goede voorbereiding, is het halve werk. En dat geldt zeker voor efficiënt vergaderen. Maak altijd een agenda met de punten die je wilt bespreken. Stuur deze tijdig rond naar alle deelnemers en vraag hen voor een bepaalde datum en tijd hun input aan te leveren. Na ontvangst van hun punten maak je de definitieve agenda en mail je deze aan alle deelnemers.

Zorg er ook voor dat alle eventuele te bespreken documenten compleet zijn en voor alle deelnemers beschikbaar zijn. Iedereen moet zich goed kunnen voorbereiden. Door de agenda weet iedereen wat wanneer en hoe iets van hen verwacht wordt.

Daarbij zijn er altijd collega’s die lastminute nog wat willen toevoegen. Helaas zijn dit vaak ook spelletjes. De ‘konijn uit de hoge hoed’, waar je compleet door verrast wordt (in negatieve zin) en waar juist een goede voorbereiding voor nodig is. De indiener van het punt heeft het allemaal al heel goed voorbereid en hoopt jou, of een andere deelnemer, hiermee te overvallen. Verschuif dergelijke vergaderpunten naar de volgende week, zodat ook jij (of je collega) voldoende tijd hebt (of heeft) om je (zich) voor te bereiden.

Tip 2: Weg die stoelen

Heb jij ze ook? Collega’s die de vergaderruimte binnen komen lopen, zich volledig installeren en eens lekker achterover gaan hangen en helemaal klaar zijn voor een potje oeverloos ouwehoeren. Haal een keer de stoelen weg. Moet je eens opletten hoe kort je vergadering dan duurt.

Vergaderen zonder stoelen, ook wel huddle genoemd, wordt veel gebruikt binnen bedrijven. Doordat men vermoeide benen krijgt, is men sneller bereid knopen te hakken en zal men geen tijd verspillen aan bijzaken of nog erger privé verhalen. Hoe eerder ze terug naar hun plek mogen hoe beter. Maar dan moeten wel eerst alle vergaderpunten besproken zijn.

Daarbij komt nog eens dat men veel alerter en proactiever is als men staat i.p.v. zit. Geloof me, duurde jouw vergaderingen voorheen veel te lang? Dan maak je hier met bovenstaande tip snel een einde aan. Zorg ervoor dat deze meetings maximaal 30 tot 45 minuten duren.

Tip 3: Telefoons, tablets en PC’s

Telefoons inleveren, leg ze maar op een grote schaal. Niets zo hinderlijk als collega’s die maar half luisteren en dat je alles 2 x moet zeggen. Ze gaan mail checken of appjes lezen en sturen. Uiteraard uitzonderingen daar gelaten (denk aan vrouw die moet gaan bevallen).

Tip 4: 1 Kapitein

Er kan maar 1 kapitein op het schip staan. Er is dus 1 iemand die de vergadering leidt. Ook wel voorzitter genoemd. Die persoon heeft de regie in handen. Die persoon bepaalt wanneer een onderwerp is afgesloten en je doorgaat naar het volgende punt. Hij/ zij mag mensen afkappen die in herhaling vallen of van koers afwijken. Hij/ zij vat samen wat er is gezegd en wat er is besloten.

Het kan zo zijn dat er wel belangrijke zaken worden aangekaart die afwijken van wat er op de agenda stond. Neem die punten dan mee naar een volgende vergadering. Houd hier een apart lijstje voor bij. Ook de persoon die het item heeft aangekaart moet er op toezien dat het punt op de volgende agenda staat. Indien het ontbreekt, dan zelf actie ondernemen en zorgen dat het er op komt.

Meestal is deze kapitein, of dus beter gezegd voorzitter, altijd dezelfde persoon. Je kan het voorzitterschap ook laten rouleren. Zorg er altijd voor dat als jij de voorzitter bent, je op tijd aanwezig bent en zet alles klaar en check of e.e.a. werkt.

Tip 5: Notuleren en actiepunten

Goede notulen zijn zeker handig. Maak hier alleen geen boekwerk van. Enkel wat de voorzitter samenvat kun je noteren. Maak een apart overzicht met alle actiepunten die voortkomen uit de vergadering. Welk actiepunt, staat op wiens naam en wanneer moet het af zijn.

Zodra er een notulist aan tafel zit, hebben veel mensen de neiging om maar half op te letten. “Ik lees de notulen wel,” is een veel gehoorde uitspraak. Maak zelf aantekeningen die voor jouw werk belangrijk zijn. Vaar niet blind op de notulist. De notulist pakt de hoofdlijnen, jij pakt je eigen details.

Wat ook een optie is, is het notuleren te laten rouleren onder de deelnemers. Op 1 of andere gekke manier is men eerder geneigd de directe collega te helpen met het herhalen van afgesproken punten dan wanneer een assistent of notulist hierom vraagt. Daarbij komt ook nog eens dat men gedurende de vergadering veel meer betrokken en alerter is.

Het is belangrijk dat iedereen zijn eigen punten tijdig opvolging geeft. In de volgende vergadering loop je deze punten na en check je de status.

Tip 6: Tijd is heilig

Het is zo vervelend als een vergadering uitloopt en jouw volgende afspraak daardoor vertraagd wordt. Zeker als er mensen op jou zitten te wachten. Ook deze mensen hebben een planning voor de dag gemaakt. Het is ronduit respectloos om zo met andermans tijd om te gaan. Zorg dus voor een strakke planning. Is de eindtijd van je meeting 14.00 uur, dan stopt de meeting om 14.00 uur!

Voor een strakke planning kan het handig zijn om het aantal minuten dat je aan het onderwerp wilt besteden, bij de onderwerpen op de agenda te zetten. Het is frustrerend voor deelnemers als hun punt niet wordt besproken. Van jou is het respectloos, want je zegt dan eigenlijk: “Jouw punt vind ik niet belangrijk”. Dan had je het al niet op de agenda moeten laten zetten. Wijk niet af van je planning en leg je horloge op tafel. Zo zal jij ook gefocust blijven op de tijd.

Tip 7: Wie is aanwezig?

Zeg eens eerlijk? Hoe vaak heb jij in een vergadering gezeten en je afgevraagd: “WTF doet hij/zij bij deze vergadering?” Soms is er binnen bedrijven een cultuur ontstaan dat er steeds maar weer meer mensen bij een meeting aanwezig moeten zijn.

De aanwezigheid van die persoon is dan vaak gewenst voor 1 specifiek puntje van de agenda. Betrek die persoon dan op het moment dat het besproken wordt. Als het punt is afgerond kan diegene de vergadering weer verlaten. Je wilt niet dat die persoon de rest van de vergadering zijn tijd zit te verdoen. Start je vergaderingen met deze punten. Zo heb je daarna rust en loopt er niemand meer in en uit.

Moeten er knopen gehakt worden? Dan is het van cruciaal belang dat de beslissingsbevoegde personen aanwezig zijn. Check dus altijd goed wie er bij de vergadering aanwezig zijn en onthoud dat hoe minder mensen aan de tafel, hoe beter.

Tip 8: De Rondvraag

Bijna alle vergaderingen eindigen met een rondvraag. Maar dit punt wordt menigmaal misbruikt. Het is namelijk de uitgelezen kans voor sommigen om jou of een andere deelnemer van de vergadering voor het blok te zetten. Je bent namelijk niet voorbereid.

Tevens wordt de rondvraag vaak gebruikt door mensen die te laat waren met het aanleveren van hun punten. ,, Oh ik ben te laat, maakt niet uit, maak ik er een vraag van en stel ik die bij de rondvraag”.

Voor iedereen moet duidelijk zijn dat de rondvraag niet voor bovenstaande zaken is bedoeld. Daarbij zal de voorzitter ook niet gek zijn en heel goed begrijpen waarom je zoiets doet. Je maakt er geen vrienden mee. Los problemen anders op, niet via de rondvraag.

De rondvraag is voor snelle vragen en snelle antwoorden. Aan de voorzitter om hier van te voren heel duidelijk over te zijn en dit tijdens de meeting goed te leiden.

Efficiënt vergaderen

Goed en efficiënt vergaderen is dus eigenlijk niet zo moeilijk. Ga met bovenstaande punten aan de slag en je zult merken dat je minder tijd kwijt bent, alle deelnemers positiever en meer betrokken zijn.

Ben jij meestal deelnemer aan de vergadering en is jouw voorzitter niet in staat om goed leiding te geven? Dan is het natuurlijk een lastige kwestie. Probeer dan op een positieve manier kritiek te leveren en het liefst in een 1 op 1 gesprek. Val hem of haar niet af in de vergadering zelf, dat zal niet gewaardeerd worden. En jij zult niet bereiken wat je wilt.

Denk aan zinnen als: ,,Vind jij ook niet dat de meetings erg lang duren?” Grote kans dat hij/ zij je gelijk zal geven en er ook van baalt. Je vervolgt dan met: ,,Kunnen we wellicht met een agenda gaan werken, zodat iedereen goed is voorbereid? Dat scheelt een hoop tijd en dan hoeven we niet zolang te vergaderen.” Of stel voor dat jij die actielijst bij gaat houden.

Zo kun je langzaamaan steeds wat van bovenstaande tips bij je manager neerleggen. Het duurt dan wel even maar uiteindelijk behaal jij je doel: dat je manager de vergadering beter gaat leiden.

Als je meer handige tips voor op kantoor wilt, kijk dan even bij onze business artikelen.

Gouwke Quadekker

Pin It on Pinterest