3 Tips Voor Een Productieve Dag Op Kantoor

We kennen ze allemaal wel, die dagen dat alles tegen zit. Dat je compleet geleefd wordt en alles anders gaat dan jij in eerste instantie had bedacht. Zodra je je eerste stap over de drempel van kantoor zet, vliegt iedereen op je af. Iedereen wil wat van je. En voordat je het weet is het half 6 en pakt iedereen zijn tas en gaat naar huis. Eindelijk heb je even rust aan je hoofd en besef je dat jij iedereen op weg hebt geholpen en al jouw eigen werk ligt er nog. BBL.News heeft voor jou de 3 beste tips voor een productieve dag op kantoor.

 

Tip 1 voor een productieve dag op kantoor:

Niet storen voor 10.00 uur

Maak er kantoorbeleid van dat je voor 10.00 uur niet bij elkaar aan het bureau staat. Kan de vraag wachten, dan wacht je tot na 10.00 uur. Uiteraard kunnen zaken dusdanig urgent zijn dat het niet anders kan, maar maak daar uitzonderingen van. Vaak lossen dingen zich al vanzelf op of bedenken mensen zelf toch een oplossing. 

Als dit goed werkt, kun je zelfs een tweede “niet-storen-moment” op de dag inplannen. Het zal niet alleen jouw productiviteit verhogen maar ook dat van al jouw collega’s. Werk je in zo’n afschuwelijke kantoortuin, waarvan bewezen is dat het de productiviteit drastisch omlaag haalt, dan is dit een zeer prettige tussenoplossing voor iedereen die zich stoort aan al het geluid om zich heen.

En de telefoon dan? Die gesprekken voer je later en als het niet later kan dan loop je van je plek weg. Veel kantoren maken hier ook aparte, geluidsdichte, belplekken voor. Overal is een oplossing voor, als je maar echt wil.

Tip 2 voor een productieve dag op kantoor:

Start met je To-Do-list

Nadat jij je collega’s vriendelijke hebt gegroet, zit je dankzij jouw nieuwe kantoorbeleid binnen 5 minuten achter je bureau met je kop koffie of thee. Komend uur kun jij ongestoord aan de slag. Misschien is dit een nieuwtje voor je maar realiseer je goed dat dit eerste uur jouw meest productieve uur van de dag. Dat ga jij dus NIET aan je mail besteden.

De hoeveelheid mensen die wel de dag starten met het openen van hun mail en vervolgens compleet worden geleefd door hun inbox, is ongekend groot. Zij zullen ook veel minder plezier in hun werk ervaren ten opzichte van mensen die hun mails nog even laten rusten.

Pak je To-Do lijst die je gister aan het einde van de dag hebt gemaakt. Prioriteer je lijst en begin met het aanpakken van de openstaande punten. Zelf gebruik ik hiervoor OneNote. Het zit standaard in je Microsoft pakket en synchroniseert naadloos met de OneNote app op je telefoon. Waar ik ook ben, ik kan altijd mijn prioriteitenlijst bijwerken. Zo hoef ik niets te onthouden en dat geeft rust.

Overal waar jij een collega voor nodig hebt, daar wacht je mee tot na 10.00 uur. Werk ongeveer 2 uur aan je To Do lijst. Je kunt hierna ongetwijfeld al flink wat punten afstrepen van je overzicht. Is dit even een lekker productief en efficiënt begin van de dag!

Voor de goede orde; het kan zijn dat je een belangrijk telefoongesprek moet voeren of een urgente email moet versturen. Deze staat dan op je To-Do lijst en alleen voor deze email open jij je outlook. Laat je niet afleiden door alle ongeopende e-mails. Verstuur alleen die ene van je To-Do lijst, de rest komt later.

Als je merkt dat je dan toch in je e-mails duikt of onrustig wordt van het zien van al die mails, schrijf die urgente email dan eerst in een Word document. Pas als je mail klaar is, open jij je outlook. Dan knip en plak je de tekst snel in een mail en verstuur je hem. Sluit dan meteen je outlook weer af.

Tip 3 voor een productieve dag op kantoor:

Vlieg door je mail

Uiteraard mag een efficiënte manier voor het aanpakken van je openstaande e-mails niet ontbreken in dit overzicht met tips. We weten allemaal hoe snel je afgeleid kan zijn door je digitale post en hoe tijd verslindend het kan zijn.

Open rond 11.00 uur pas je outlook, of welk mailprogramma je dan ook gebruikt, scan de onderwerpen en lees snel al je e-mails. Alle berichten die je binnen 1 à 2 minuten kunt beantwoorden, beantwoord je direct. Alle mails die meer tijd vergen, laat je even rusten.

Gebruik hier maximaal 30 minuten voor. Het is uiteraard afhankelijk van hoeveel mail je ontvangt. Maar deze 30 minuten zijn voor de ‘serieuze mailer’. Kortom, als het sneller kan, graag.

De volgende 30 minuten gebruik je voor mails die je echt NU moet beantwoorden en meer tijd vergen. Na dit uur sluit jij je outlook weer af zodat je niet wordt verleid of afgeleid door nieuwe inkomende mails.

Aan het einde van de dag plan je weer zo’n uur in. En ook hier geldt weer, maximaal 1 uur. Kan het sneller, dan graag!

Het is nu pas 12.00 uur. De belangrijkste punten van je To-Do lijst zijn gedaan en je hebt al bijna al je e-mails weggewerkt. Die paar lastige e-mails, daar bedenk je de komende uren in je onderbewuste een antwoord voor en verwerk je aan het einde van de dag. Die ene die echt tijd kost, die zet je op je To-Do lijst voor morgen.

Nog een paar belletjes doen, even lekker lunchen en een kleine wandeling buiten voor de nodige frisse lucht en je bent weer klaar voor een vlammende middag. Probeer komende tijd eens bovenstaande routine in de ochtend vast te houden. En ervaar dat je werkplezier en productiviteit omhoog gaat. Echt, een productieve dag geeft zoveel voldoening. Succes!

Gouwke Quadekker

Pin It on Pinterest